Què és una factura electrònica?
És un document tributari que es genera per mitjans informàtics en un format electrònic i que s'envia telemàticament. El procés de facturació electrònica consisteix en la transmissió de factures entre un emissor i un receptor per mitjans electrònics (fitxers informàtics) i telemàtics (d'un ordinador a l'altre), firmats digitalment amb certificats qualificats, i que tenen amb la mateixa validesa legal que les factures emeses en paper.

Perquè és important estar en disposició d'emetre'n?
És important perquè a partir del 30/10/2010 les empreses hauran d'enviar totes les factures en format electrònic a l'administració pública espanyola (govern central, governs autonòmics, ajuntaments i diputacions provincials). Per a les grans empreses aquesta obligació comença el 30/07/2009. Això vol dir que si tens tractes amb l'administració, hauràs de fer una factura electrònica per poder cobrar.

Parts del procés de la facturació electrònica

• Emissió de factures: l'emissor, amb la conformitat del receptor, genera en el seu ordinador una factura electrònica (que inclou la firma electrònica) i li transmet per mitjans telemàtics. Conservant-ne una còpia o matriu (la base de dades), no sent necessari conservar els documents electrònics firmats.
• Recepció de factures: el receptor rep la factura en format digital i la conserva en un suport informàtic, el mateix amb el que la va rebre, per la seva futura consulta o impressió si fos necessari. Com que la factura està firmada electrònicament, ha de guardar la informació relativa a la comprovació de la validesa de la firma electrònica. En el cas de que sigui necessari, es pot enviar a l'Administració Tributària via telemàtica.

Format de les factures
Les factures electròniques podem emetre's en diferents formats (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt) sempre que es respectin el contingut legal exigible a qualsevol factura i que compleixin certs requisits per la incorporació de la firma electrònica reconeguda. D'aquesta manera ja no cal imprimir la factura perquè aquesta sigui vàlida i legal, i així tot el tractament (emissió, distribució i conservació) es pot realitzar directament sobre el fitxer electrònic generat per l'emissor.

Què és una firma digital?
La firma digital és una informació que s'afegeix a la factura electrònica i que garanteix que l'emissor de la factura és qui diu ser i que des de l'emissió de la factura ningú n'ha modificat el seu contingut. Per generar aquesta informació s'utilitza un certificat digital, que és un fitxer que has de tenir instal·lat al teu ordinador i seleccionar en el moment de firmar la factura.

Com aconseguir el certificat digital necessari per la firma digital?
Per aconseguir-ho es pot fer a través de la 'Fábrica Nacional de Moneda y Timbre', que l'emet de forma gratuïta, o el que conté el DNI electrònic. El de la Fábrica el pots sol·licitar des d'aquest enllaç, i el DNI electrònic s'emet a les comissaries, substituint el DNI tradicional. A banda de l'Agència Tributària hi ha més entitats que emeten certificats vàlids, pots consultar aquesta llista.

Quins beneficis aporta?
L´ús de la factura electrònica proporciona grans beneficis, que es poden resumir en que l'empresa pot oferir un servei de més qualitat i ser més competitiva, ja que l'objectiu principal de la facturació electrònica és la simplificació de processos, entre d'altres:

• Reducció de costos: es suprimeix el paper i la impressió, la distribució es fa mitjançant comunicació electrònica i no postal, no s'han d'introduir manualment certes dades, etc.
• Més eficient: allibera taques administratives que permeten destinar recursos humans a aspectes més productius.
• Integració amb eines de gestió: des de l'ERP de l'emissor simplement fent un clic es pot generar la factura i enviar-la. El receptor pot introduir automàticament les dades a les seves aplicacions.
• Optimització de la tresoreria.
• Informació a temps real de l'estat en el qual es troba una factura i tota la seva informació associada.
• Reduir el temps de gestió.

Properament explicarem amb més detall els diferents mètodes que existeixen per generar factures electròniques.

Més informació: manual publicat pel Ministeri d'Indústria, Turisme i Comerç sobre la factura electrònica.